¿Dónde está tu cuenta de correo?

By Txell Rovira | 18 mayo 2016

Es curioso que no tengamos del todo claro cómo funciona algo que usamos a diario, y más cuando no entraña ninguna complejidad técnica. Vamos a hablar un poco del correo electrónico corporativo (las cuentas gratuitas se explican ellas solitas). 

Nuestro correo electrónico corporativo se recibe, almacena y envía desde un servidor que, básicamente, es un ordenador muy, muy potente. Disponemos de dos opciones para consultarlo: podemos hacerlo online accediendo directamente al servidor gracias a softwares como Horde, RoundCube o Squirrelmail o podemos usar un software de descarga de correo como Outlook, Mail de Apple o ThunderBird.

El software de descarga y gestión de correo se instalan en nuestro ordenador y copia el contenido de la bandeja de entrada del servidor, almacenándolo en nuestro equipo. ¿Qué ocurre con los originales? Pues depende.

El propio software de gestión del correo nos ofrece diversas opciones de configuración para que el servidor mantenga los originales almacenados el tiempo que consideremos necesario, o para que los borre directamente una vez descargados.

Cuando en algún momento nos encontramos con problemas de espacio y no podemos enviar ni recibir correos, puede que el problema sea que nuestro buzón está lleno pero, normalmente, no se trata del buzón del Outlook o del Mail el que está lleno(que tienen prácticamente la capacidad de nuestro ordenador), sino que se trata del buzón del servidor.

Tu plan de hosting te ofrece un espacio en el servidor: el sistema web suele ocupar parte de de éste espacio y se reserva otra parte del disco a las cuentas de correo, que pueden ser diez o quinientas, dependiendo del plan de hosting que tengas contratado. A cada cuenta se le asigna un capacidad concreta del total y, cuando el buzón está lleno, es que hemos llegado al límite de la capacidad asignada de esa cuenta en particular.

Y cuando ésto pasa, ¿qué tenemos que hacer? Pues borrar correos.

Los correos de comunicación corrientes ocupan muy poco, incluso los que llevan adjuntos de texto (.docx o .pdf, por ejemplo). El problema no suele ser el peso de los emails o los adjuntos sino la acumulación de miles de ellos; a veces nos encontramos con buzones llenos que no se han vaciado jamás desde su creación y guardan los correos -válidos y de spam- desde hace un lustro. Advertencia: borrar miles de correos es muuuy tedioso.

Para prevenir que nuestra cuenta se llene hay que configurar el software de gestión de correo para que los borre del servidor con cierta regularidad. No tiene mucho sentido guardar emails para siempre y de forma indiscriminada cuando los tenemos ya descargados a en nuestros equipos. En las opciones de configuración encontraremos una opción como esta:

  • Eliminar la copia del servidor después de recibir un mensaje:
    • Immediatamente
    • Al cabo de un dia
    • Al cabo de una semana
    • Al cabo de un mes
    • Al sacarlos del buzón de entrada 
    • Nunca

Así que podemos decidir el tiempo que queremos que se conserven online.

Otra creencia común que tenemos con el correo corporativo es que solo podemos consultarlo a través de nuestro programa de correo, que necesitamos estar frente a nuestro ordenador y entrar a nuestro Outlook para acceder a nuestros emails. ¡Pues no!, podemos consultar nuestro correo desde cualquier ordenador y desde cualquier parte de mundo, accediendo directamente al servidor, exactamente igual que con Gmail o Hotmail. 

Accediendo a una URL del tipo webmail.miestupendodominio.com nos aparecerán las opciones para autenticarnos: tendremos que introducir nuestro email y la contraseña, que es la misma que introducimos en la configuración del sosftware de descarga para que se descargue en nuestro ordenador. Normalmente el sistema nos deja escoger entre dos o más programas para consultar el correo (los nombrados antes Roundcube, por ejemplo), escogemos pues y ya estamos en nuestro webmail. 

Respecto a los correos enviados, normalmente solo se almacenan en el servidor si los mandamos desde el webmail, así que por regla, no dispondremos de ellos en el servidor.

Si te ha quedado alguna duda puedes dejarla en los comentarios y te la aclaramos.

Gracias por tu lectura!  :)

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Cuenta, cuenta…